IMPLEMENTASI CRM PADA RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENJUALAN ONLINE DAN INVENTORI BERBASIS B2C (BUSINESS 2 CUSTOMER)

Eka Widhi Yunarso

Program Studi Manajemen Informatika, Politeknik Telkom Bandung

E-mail: ewd@politekniktelkom.ac.id

Abstrak

Pasar merupakan pusat perbelanjaan barang manufaktur. Variasi barang yang dijual dan banyak kios yang ada dalam pasar menimbulkan permasalahan diproses inventori dan penjualan. Tidak semua pembeli mau datang ke pasar, seperti kendala tempat yang jauh, sulitnya mencari letak kios yang menjual barang tertentu. Dari sisi penjual, adanya kesulitan memasarkan produk yang dijual, proses pencatatan transaksi penjualan masih dilakukan secara manual dan terdapat ketidakcocokan antara barang di gudang dengan data yang dimiliki. Penelitian ini bertujuan untuk mengatasi permasalahan yang ada melalui perancangan sistem informasi dengan mengimplementasikan konsep CRM. Rancang bangun sistem menggunakan 3 aktifitas utama yaitu Data Collecting, CRM Analysis, Structured Methodology. Hasil akhir dari penelitian ini adalah desain Sistem Informasi Penjualan Online dan Inventori berbasis B2C, menggunakan teknologi ICT dalam menghubungkan antara penjual dengan pembeli dalam proses pencarian barang, mengelola transaksi penjualan barang, proses pengelolaan barang hingga proses pelaporan.

Kata kunci: Penjualan, Inventori, CRM, Data Collecting, CRM Analysis, Structured Methodology.

Abstract

The market is the shopping goods manufacturing. Variations of goods sold and a lot of stalls in the market cause problems processed inventory and sales. Not all buyers will come into the market, such as the constraints of a distant, difficult to find the location of stalls selling a particular item. From the seller's side, the difficulty of marketing products sold, sales transaction recording process is still done manually and there is a mismatch between the goods in the warehouse with the data they hold. This study aims to address the existing problems through the design of information systems by implementing the concept of CRM. The design of the system using the 3 main activities Collecting Data, CRM Analysis, Structured Methodology. The end result of this research is the design of Information Systems Online Sales and Inventory based B2C, ICT technology in connecting between sellers with buyers in the search process goods, manages the sale of goods, the management of the goods to the reporting process.

Key words: Sales, Inventory, CRM, Data Collecting, CRM Analysis, Structured Methodology.

PENDAHULUAN

Pasar merupakan pusat perbelanjaan barang manufaktur yang bervariasi, mulai dari pakaian bayi, anak-anak hingga dewasa. Pasar memiliki daya tarik akan produk yang dijual dengan harga murah serta kualitas yang cukup baik. Tidak semua pembeli mau datang ke pasar, seperti kendala tempat yang jauh, sulitnya mencari letak kios yang menjual barang tertentu. Dari sisi penjual, adanya kesulitan memasarkan produk yang dijual, proses pencatatan transaksi penjualan masih dilakukan secara manual dan terdapat ketidakcocokan antara barang di gudang dengan data yang dimiliki.

Customer Relationship Management (CRM) adalah salah satu bentuk aplikasi Teknologi Informasi dalam departemen penjualan di sebuah perusahaan. Sistem Informasi Penjualan Online dan Inventori merupakan salah satu bentuk pemanfaatan

teknologi             informasi             yang      dapat

diimplementasikan           untuk     mengatasi

permasalahan di atas.

Tujuan dari penelitian ini adalah bagaimana menghubungkan penjual dengan pembeli melalui teknologi ICT dalam proses pencarian barang, mengelola transaksi penjualan barang, proses pengelolaan barang hingga proses pelaporan.

TINJAUAN PUSTAKA

Data Flow Diagram (DFD)

DFD merupakan suatu gambaran grafis dari suatu sistem yang menggambarkan

sejumlah              bentuk   simbol   untuk

menggambarkan bagaimana data mengalir melalui suatu proses yang saling berkaitan. Diagram ini menekankan pada proses alir data yang terjadi. DFD terdiri dari empat simbol, yaitu : Entitas eksternal, proses, aliran data, serta penyimpanan data. Simbol-simbol ini digunakan untuk elemen elemen lingkungan yang terhubung dengan sistem [1].

Entity Relationship Diagram (ERD)

Entity Relationship Diagram (ERD) adalah diagram yang menggambarkan keterhubungan antara data secara konseptual. Penggambaran keterhubungan antara data ini didasarkan pada anggapan bahwa dunia nyata terdiri dari

kumpulan objek yang disebut entitas dan hubungan yang terjadi diantaranya yang disebut relasi [1].

Customer Relationship Management (CRM)

Customer Relationship Management (CRM) dapat didefinisikan sebagai sebuah pengelolaan hubungan dua arah antara suatu perusahaan dengan orang yang menjadi pelanggan di perusahaan tersebut. CRM dalam perkembangannya juga dapat didefinisikan sebagai sebuah istilah industri TI untuk metodologi, strategi, perangkat lunak dan atau aplikasi lain yang mampu membantu sebuah perusahaan untuk mengelola hubungan dengan para pelanggan. [6]

Inventori

Menurut Koher,Eric L.A. Inventori adalah : "Bahan baku dan penolong, barang jadi dan barang dalam proses produksi dana barang-barang yang tersedia, yang dimiliki dalam perjalanan dalam tempat penyimpanan atau konsinyasikan kepada pihak lain pada akhir periode". Inventori meliputi semua barang yang dimiliki perusahaan pada saat tertentu, dengan tujuan untuk dijual kembali atau dikomsumsikan dalam siklus operasi normal perusahaan sebagai barang yang dimiliki untuk dijual atau diasumsikan untuk dimasa yang akan datang, semua barang yang berwujud dapat disebut sebagai inventori, tergantung dari sifat dan jenis usaha perusahaan. [3]

Ada 3 (tiga) prinsip dasar inventori:

1.            Kapan barang harus ada. Target yang harus dicapai adalah lakukan order pada waktu yang tepat [3].

2.            Berapa jumlah yang harus ada. Target yang harus dicapai adalah mengadakan stok dengan quality optimal. Perhitungan yang tepat yang menyangkut pola dan perilaku barang dan pelanggan serta program kerja yang akan dicapai menjadi alat utama untuk memastikan bahwa stok yang akan diadakan adalah optimal.

3.            Dimana barang yang akan diadakan. Target yang harus dicapai adalah bagaimana stok disimpan ditempat yang strategis. Penyimpanan stok ditempat yang jauh dari target pelanggan akan menyebabkan masa tunggu dan masa kirim (lead time) menjadi lebih lama.

Penjualan

Penjualan adalah merupakan total jumlah yang dibebankan kepada pelanggan atas barang dagangan yang dijual perusahaan, baik yang dijual tunai maupun kredit. Total seharusnya tidak termasuk pajak penjualan, dimana perusahaan diharuskan memungut dari pelanggan (pembeli) dan nama Negara. [5]

Pemodelan E-commerce

E-commerce atau Electronic Commerce merupakan suatu sistem atau paradigmabaru dalam dunia bisnis, yang menggeser paradigma tradisional commerce menjadi electronic commerce yaitu dengan memanfaatkan ICT (Information and CommunicationTechnology) atau dengan kata lain teknologi Internet.

Definisi E-commerce secara umum dapat diartikan : “proses membeli, menjual, baik dalam bentuk barang, jasa ataupun informasi, yang dilakukan melalui media internet” (disarikan dari berbagai sumber).

Menurut Stefan Probst (Opticom), definisi e-commerce adalah “ business yang dilakukan secara electronic yang melibatkan aktivitas-aktivitas bisnis berupa business to business ataupun business to consumen melaului teknologi Internet”

Secara umum e-business tidak hanya ditujukan atau melibatkan proses selling dan buying saja, akan tetapi dapat juga meliputi online services, consumen relationship management (CRM), supply chain management, kolaborasi business partners, electronic transaction dan electronic payment. Dan jika dilihat dari aktivitasnya dapat berlangsung dengan melibatkan antar konsumen ataupun antar pelaku business [4].

METODE

Metode penelitian yang digunakan terbagi dalam 3 (tiga) aktifitas utama, yaitu: Data Collection Methodology, CRM Analysis, dan Structured Methodology.

HASIL DAN PEMBAHASAN

Analisa Sistem Berjalan

Pasar terdiri dari X kios yang menjual berbagai macam barang. Sistem penjualan barang masih berjalan secara sederhana dimana antara penjual dan calon pembeli harus saling bertemu. Calon pembeli juga harus mencari terlebih dahulu kios atau penjual mana yang menjual barang yang dicari. Disisi penjual, sistem inventori barang masih dilakukan dengan sederhana, dimana keluar masuk barang dicatat dalam buku. Proses pencatatan barang keluar maupun masuk sering terabaikan dan kondisi ini yang mengakibatkan adanya perbedaan jumlah stok barang di gudang dengan catatan yang ada. Kesulitan memasarkan barang yang dijual,

proses pencatatan transaksi penjualan masih dilakukan secara manual juga merupakan kondisi yang harus dihadapi oleh penjual.

Analisa Sistem Usulan

Sistem yang diusulkan untuk mengatasi permasalahan diatas yaitu dengan mengimplementasikan CRM dalam rancang bangun Sistem Informasi Penjualan Online dan Inventori memanfaatkan e-commerce framework, dengan model e-commerce Business to Customer (B2C). Terdapat dua fungsionalitas utama, yaitu penjualan dan inventori.

Analisa terhadap pengguna sistem ini adalah penjual (pemilik masing-masing kios) dan pembeli. Penjual dan pembeli akan menjadi sumber dan/atau tujuan data dalam perancangan Data Flow Diagram (DFD). Dalam Model B2C, penjual dan pembeli akan saling berinteraksi melalui teknologi ICT dalam proses pencarian barang, proses transaksi penjualan barang.

Di sisi inventori barang, proses pengelolaan barang yang dilakukan oleh pihak penjual mencakup proses memasukkan data barang, proses, proses memperbarui data barang.

Seminar Nasional Teknologi Informasi & Komputasi 2012 (SENASTIK 2012)                               ISSN : 2302-7088

                                                           

Dalam DFD level 1, terdapat 5 (lima) proses besar yang menjelaskan lebih detil akan fungsionalitas yang diusulkan dalam rancang bangun Sistem Informasi Penjualan Online dan Inventori berbasis B2C. Pembeli dimungkinkan untuk dapat melakukan proses pencarian barang yang ingin dibeli, tanpa harus datang langsung ke pasar maupun melakukan pencarian lokasi kios yang menjual barang tersebut; dapat melakukan proses order terhadap barang yang diinginkan. Penjual dimungkinkan untuk melakukan proses pengelolaan barang dan mengelola proses order sebagai bagian dari fungsionalitas penjualan.

Gambar 5 Implementasi ERD [1]

Pengujian yang dilakukan pada penelitian ini menggunakan metode pengujian blackbox. Pengujian ini dilakukan dengan cara menguji aplikasi dari segi fungsionalitas. Keterangan berhasil pada pengujian perangkat lunak menjelaskan bahwa fungsionalitas dapat berjalan sesuai dengan perancangan DFD yang telah dilakukan sebelumnya.

Tabel 1 Pengujian Perangkat Lunak

No          Fungsionalitas Perangkat Lunak   Keterangan

1             Pengolahan data pembeli              Berhasil

2             Pengolahan data order   Berhasil

3             Pengolahan data penjual               Berhasil

4             Pengolahan data hubungi kami    Berhasil

5             View status order             Berhasil

6             Pembeli melakukanorder               Berhasil

7             Penjual Melalukan pengoalahan order      Berhasil

KESIMPULAN

Penelitian yang dilakukan dapat diambil kesimpulan yaitu terbentuknya sebuah desain Sistem Informasi Penjualan Online dan Inventori berbasis B2C yang menggunakan teknologi ICT dalam menghubungkan antara penjual dengan pembeli dalam proses pencarian barang, mengelola transaksi penjualan barang, proses pengelolaan barang hingga proses pelaporan.

DAFTAR PUSTAKA

1] Nugroho, Eddy Prasetyo dan Ratnasari, Komala., Rekayasa Perangkat Lunak. Bandung : Politeknik Telkom, 2009.

[2]          Turban, Efraim., Decision Support Systems and Intelligent Systems. Jakarta : Andi, 2003.

[3]          Indonesia,           Logistik.,              Inventory.

http://logistikindonesia.inventory.com. [Online] 07 2010.

[4]          Ade Hendra Putra, Dkk., APLIKASI E-COMMERCE. Bandung : Politeknik Telkom, 2009.

[5]          Henry, S.E, M.SI., Laporan Keuangan. Jakarta : Kencana, 2009.

[6]          Danardatu, Aloysius Heru., "Pengenalan Customer Relationship Management (CRM)." Jakarta : IlmuKomputer, 2003.

SI-007 (not yet)